Trong quá trình phát triển kinh doanh trên TMĐT, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động trên nhiều nền tảng (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Amazon, v.v.), fulfillment không chỉ đơn giản là một quy trình giao hàng mà còn đóng vai trò như một lợi thế cạnh tranh. Bài viết này, UpBase sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu chi tiết hơn về fulfillment trong kinh doanh đa sàn, từ khái niệm, vai trò đến những thách thức và giải pháp thực tế.
Fulfillment là gì?
Fulfillment là toàn bộ quy trình đảm bảo một đơn hàng được giao đến tay khách hàng một cách hoàn hảo. Quy trình này bao gồm:
- Xử lý đơn hàng: Tiếp nhận đơn từ các kênh bán hàng, kiểm tra tính hợp lệ.
- Lấy hàng và đóng gói: Tìm sản phẩm trong kho và đóng gói theo tiêu chuẩn.
- Giao hàng: Lựa chọn đối tác vận chuyển và theo dõi quá trình giao hàng.
- Xử lý đổi/trả: Tiếp nhận sản phẩm hoàn trả, kiểm tra và hoàn tất quy trình đổi hoặc hoàn tiền.
Fulfillment trong kinh doanh đa sàn
Thế nào là kinh doanh đa sàn?
Kinh doanh đa sàn (Multichannel Selling) là mô hình kinh doanh trong đó doanh nghiệp phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ của mình trên nhiều nền tảng thương mại điện tử (TMĐT) khác nhau, chẳng hạn như Shopee, Lazada, TikTok Shop, Amazon và các kênh bán hàng trực tuyến khác.
Mô hình này cho phép doanh nghiệp tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn, tận dụng các tính năng và chương trình khuyến mãi đặc trưng của từng sàn để gia tăng doanh thu và mở rộng thị phần.
Vai trò của fulfillment trong kinh doanh đa sàn
Fulfillment đóng vai trò như một cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm mua sắm. Dưới đây là một số vai trò chính của fulfillment trong kinh doanh đa sàn:
- Tối ưu hóa hiệu quả vận hành:
Khi bán hàng trên cả Shopee, Lazada và TikTok Shop, việc đồng bộ dữ liệu đơn hàng và tồn kho giúp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc giao sai hàng.
Nếu một sản phẩm chỉ còn 10 chiếc, nhưng trên mỗi sàn đều báo còn hàng, doanh nghiệp có nguy cơ nhận quá nhiều đơn và không thể giao đủ. - Tăng khả năng cạnh tranh:
Các doanh nghiệp có fulfillment nhanh và chính xác thường nhận được đánh giá cao từ khách hàng, từ đó tăng cơ hội được ưu tiên hiển thị trên các sàn.
Shopee và Lazada thường đánh giá nhà bán hàng qua chỉ số "thời gian xử lý đơn hàng". Nếu fulfillment chậm, thứ hạng sản phẩm sẽ bị giảm, ảnh hưởng đến doanh thu. - Đáp ứng kỳ vọng của khách hàng:
Khách hàng hiện nay mong đợi giao hàng nhanh, đặc biệt trong các mùa cao điểm như 12.12 hay Tết Nguyên Đán.
Một khách hàng đặt hàng trên TikTok Shop vào ngày 11.11 và kỳ vọng nhận hàng trong 2-3 ngày. Nếu fulfillment không hiệu quả, đơn hàng chậm trễ có thể dẫn đến đánh giá tiêu cực.
Các mô hình fulfillment phổ biến trong kinh doanh TMĐT
Tìm hiểu thêm: Self-fulfillment và Fulfillment Provider là gì? Phân biệt và cách vận hành
Thách thức trong việc quản lý fulfillment đa sàn
Quản lý kho hàng
Khó kiểm soát hàng tồn khi sản phẩm được bán trên nhiều nền tảng.
Ví dụ: Sản phẩm còn 100 chiếc nhưng mỗi sàn báo tồn kho khác nhau, dẫn đến nhầm lẫn trong xử lý đơn hàng.
Đồng bộ dữ liệu
Mỗi sàn có hệ thống khác nhau, việc đồng bộ đơn hàng và tồn kho cần một giải pháp công nghệ tối ưu.
Ví dụ: Nếu không dùng phần mềm quản lý, nhân viên phải nhập liệu thủ công dẫn đến lãng phí nguồn lực, đồng thời gây ra nhiều sai sót.
Tối ưu chi phí vận chuyển
Chi phí giao một đơn hàng từ Hà Nội vào Cần Thơ có thể tốn gấp đôi nếu không chọn đúng đối tác giao vận và lưu kho hợp lý. Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến quyết định mua hàng của người tiêu dùng trên TMĐT.
Giải pháp tối ưu fulfillment trong kinh doanh đa sàn
Tối ưu hóa quy trình fulfillment đa sàn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là một số giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa fulfillment khi bán hàng trên nhiều nền tảng khác nhau:
Tối ưu hóa mạng lưới kho bãi và lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp
Quản lý kho bãi một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa fulfillment. Doanh nghiệp có thể phân phối hàng hóa tới các kho bãi ở các khu vực khác nhau để giảm thiểu chi phí vận chuyển, đồng thời rút ngắn thời gian giao hàng. Điều này giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, đặc biệt trong các chiến dịch Mega Sales.
Lợi ích:
- Giảm chi phí vận chuyển: Phân phối hàng hóa tới các kho bãi gần khu vực khách hàng để giảm chi phí vận chuyển.
- Nhanh chóng giao hàng: Giao hàng từ kho gần nhất giúp rút ngắn thời gian giao hàng và tăng độ hài lòng của khách hàng.
- Tăng khả năng cạnh tranh: Giao hàng nhanh và chính xác giúp doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ.
Ví dụ: Một cửa hàng thời trang có thể phân phối hàng hóa tới các kho tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng, giúp giao hàng nhanh chóng và giảm chi phí vận chuyển khi bán hàng trên các sàn TMĐT ở ba khu vực này.
Sử dụng Fulfillment Provider (Dịch vụ fulfillment bên ngoài)
Dịch vụ fulfillment bên ngoài (Fulfillment Provider) cho phép doanh nghiệp thuê các đối tác bên ngoài để quản lý toàn bộ quy trình fulfillment, bao gồm lưu kho, đóng gói và giao hàng. Các Fulfillment Provider thường tích hợp với nhiều sàn TMĐT, giúp doanh nghiệp xử lý đơn hàng từ nhiều kênh mà không cần phải tự vận hành toàn bộ quy trình.
Lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng, kho bãi, hay nhân sự.
- Quản lý đơn hàng nhanh chóng: Các Fulfillment Provider có hệ thống kho bãi được phân bổ rộng, giúp giao hàng nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
- Khả năng mở rộng linh hoạt: Fulfillment Provider có thể xử lý khối lượng đơn hàng lớn và đáp ứng nhu cầu tăng trưởng nhanh chóng của doanh nghiệp.
Ví dụ: Một doanh nghiệp bán đồ điện tử có thể sử dụng dịch vụ fulfillment của các đối tác như DHL hoặc Lalamove để vận hành các đơn hàng từ nhiều sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki mà không cần phải tự quản lý quy trình kho bãi.
Tích hợp hệ thống quản lý đơn hàng (Order Management System - OMS)
Một hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng khác nhau (Shopee, Lazada, website, Facebook, v.v.) trong một hệ thống duy nhất. OMS tự động đồng bộ đơn hàng, theo dõi tình trạng của từng đơn hàng và điều phối quy trình fulfillment, giúp giảm thiểu sai sót và rối loạn khi xử lý đơn hàng.
Ví dụ: Một doanh nghiệp bán giày có thể sử dụng OMS để quản lý đơn hàng từ Shopee, Lazada và website riêng trong một hệ thống duy nhất, tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu sót khi xử lý đơn hàng từ các kênh khác nhau.
Phần mềm UpBase SMEs cung cấp giải pháp phần mềm được tích hợp API với các sàn TMĐT, hỗ trợ doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu đơn hàng và tồn kho theo thời gian thực:
- Tự động cập nhật trạng thái và thông tin đơn hàng từ tất cả các sàn TMĐT về một hệ thống duy nhất.
- Đồng bộ tồn kho tự động: Khi một sản phẩm được bán trên bất kỳ sàn nào, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho trên tất cả các sàn còn lại.
- Tránh hết hàng: Hạn chế tình trạng khách hàng đặt hàng nhưng không có hàng để giao do tồn kho không được cập nhật kịp thời.
- Kiểm soát hiệu quả: Dễ dàng theo dõi lượng hàng tồn ở từng kho bãi và từng sàn để tối ưu nhập hàng và phân phối.
Từ đó giúp doanh nghiệp:
- Quản lý đồng bộ: Hệ thống tập trung giúp giảm thiểu việc trùng lặp và sai sót khi xử lý đơn hàng từ nhiều sàn TMĐT.
- Dễ dàng theo dõi: Cập nhật thông tin đơn hàng, tồn kho và giao hàng theo thời gian thực.
- Tối ưu nguồn lực: Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa kho bãi và nguồn lực khi đồng bộ các đơn hàng từ nhiều kênh.
Tối ưu hóa quy trình đóng gói và xử lý đơn hàng
Đảm bảo quy trình đóng gói và xử lý đơn hàng hiệu quả là yếu tố then chốt để giảm thiểu chi phí và sai sót. Việc đóng gói hợp lý giúp bảo vệ sản phẩm trong suốt quá trình vận chuyển và hạn chế lượng đơn hoàn trả về kho.
Tính năng quản lý fulfillment trên phần mềm UpBase SMEs còn cho phép doanh nghiệp gộp phiếu nhặt hàng với nhiều lựa chọn: ưu tiên nhặt các đơn có 1 sản phẩm hoặc nhặt từng sản phẩm trong đơn có nhiều sản phẩm. Từ đó, giúp nhân viên kho nhanh chóng di chuyển qua các kệ hàng và nhặt sản phẩm một cách chính xác, tối ưu đến 30% thời gian tìm kiếm sản phẩm và đóng gói hàng hoá.
Xem chi tiết: Công cụ tối ưu Fulfillment trên phần mềm UpBase SMEs
Mang đến nhiều lợi ích cho quá trình xử lý fulfillment của doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí đóng gói: Đóng gói đơn giản và hiệu quả giúp giảm chi phí vật liệu và thời gian đóng gói.
- Giảm sai sót trong quy trình: Tự động hóa các bước xử lý đơn hàng giúp giảm thiểu lỗi và tăng độ chính xác.
- Tăng trải nghiệm khách hàng: Đóng gói đẹp mắt, bảo vệ tốt sản phẩm và giao hàng đúng hạn giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
- Đáp ứng SLA về xử lý đơn và bàn giao cho ĐVVC của các sàn, đặc biệt trong những ngày lượng đơn tăng đột biến.
Kết luận
Trên đây là những kiến thức tổng quan về fulfillment trong kinh doanh đa sàn mà UpBase muốn chia sẻ đến doanh nghiệp bao gồm khái niệm, vai trò và cách tối ưu hoạt động fulfillment. Fulfillment trong kinh doanh đa sàn không chỉ là một quy trình mà là một chiến lược quan trọng quyết định sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Phần mềm UpBase SMEs mang đến cho doanh nghiệp giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản trị và vận hành gian hàng trên TMĐT hiệu quả.
